PRIVACYREGLEMENT
Hoe is uw privacy geregeld door Eden Consult?
U leest het in dit privacyreglement.
De ‘u’ in dit document bent u: de klant van Eden Consult. Als er ‘wij’ of ‘we’ staat gaat het over ons: Eden Consult.
Eden Consult volgt de AVG wet t.b.v. het waarborgen van privacy van u en onze opdrachtgevers.
- Wie zijn wij?
Eden Consult is actief op het gebied van contextuele familie- en relatie therapie / coaching én individuele hulpverlening / persoonlijke coaching. Eden Consult begeleidt families en organisaties vanuit het contextueel gedachtegoed, waarin het gaat om herstel brengen in – en opbouwen van vertrouwensvolle relaties binnen families en organisaties. Eden Consult werkt voor particulieren en bedrijven/instellingen.
- Waarom dit privacyreglement?
Het doel van dit privacyreglement is u te laten weten:
- wat voor soort gegevens wij verwerken;
- waarom we die gegevens verwerken;
- wat er met deze gegevens gebeurt;
- welke rechten u heeft als het gaat om de verwerking van deze gegevens.
- Om welke gegevens gaat het?
Voor een Eden Consult traject worden door onze cliënten en opdrachtgevers persoonlijke gegevens aangeleverd en vastgelegd.
Bij therapie/coaching betreft het de volgende persoonsgegevens:
- naam, adres, woonplaats en telefoonnummer/emailadres,
- geslacht en geboortedatum,
- naam opdrachtgever,
- persoonlijke context,
- werkervaring,
- aanleiding – en doel van het therapie / coaching traject.
Bij een Eden Consult traject binnen een organisatie betreft het de volgende gegevens:
- bedrijfsnaam, vestigingsadres en telefoonnummer/emailadres,
- naam opdrachtgever (DGA/leidinggevende/betrokken werknemer(s), etc.) en telefoonnummer, emailadres,
- aanleiding organisatie-verandertraject.
Bij een e-assessment of communicatie vragenlijst (KLLP) betreft het de volgende gegevens:
- naam, emailadres (worden ingevuld op de website van onze partners waar wij assessments van afnemen). Deze gegevens worden verwerkt in de administratie van de betreffende partner alsmede in die van ons.
Verwerking van de opdrachtgegevens
Tijdens het intakegesprek worden gegevens van betreffende personen (incluis opdrachtgegevens) vastgelegd. Vervolgens wordt een opdrachtbevestiging opgesteld en wordt een traject opgestart.
Alle persoonsgegevens (incluis assessment rapportages) die binnen een traject vallen worden opgeslagen in MS Office.
Van gesprekken met cliënten /opdrachtgevers / kandidaten wordt op verzoek een verslag gemaakt.
- Welke rapportage afspraken maakt Eden Consult over uw gegevens?
Voordat het Eden Consult traject aanvangt wordt u op de hoogte gesteld van de afspraken die wij hebben opgesteld over rapportages.
Deze afspraken betreffen de volgende gegevens:
- Aan wie rapporteren we?
- Welke gegevens rapporteren we?
- Op welke manier doen we dit: schriftelijk of mondeling?
- Met welk doel doen we dit?
- Wanneer doen we dit?
Schriftelijke rapportages bij therapie / coaching trajecten
Schriftelijke rapportages over u aan derden versturen wij enkel nadat u hiermee schriftelijk akkoord bent gegaan.
Schriftelijke rapportages bij Eden Consult trajecten binnen organisaties
Schriftelijke rapportages over betrokken medewerkers versturen wij enkel aan onze opdrachtgever nadat betrokken medewerkers hiervoor schriftelijk danwel mondeling hun akkoord hebben gegeven.
Schriftelijke rapportages bij assessments
De assessments en vragenlijsten die Eden Consult inzet genereren elektronische rapportages. Schriftelijke rapportages hiervan (analyse door Eden Consult of een psycholoog) over u versturen wij enkel aan derden nadat u hiermee schriftelijk akkoord bent gegaan.
- Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Tot vijf jaar na het tijdstip van afsluiting van een verandertraject dan wel een coaching traject worden uw gegevens bewaard, tenzij u ons verzoekt deze eerder te verwijderen. Er zijn echter gegevens die volgens de wettelijke bewaarplicht langer bewaard moeten blijven. Administratiegegevens, zoals facturen, moeten wij tien jaar bewaren.
- Wat zijn de rechten van u resp. de opdrachtgever als het gaat om uw gegevens?
U kunt contact opnemen met uw contactpersoon bij Eden Consult, wanneer:
- u vragen heeft over de gegevensverwerking;
- u uw gegevens wilt inzien, wilt laten aanvullen, verwijderen of afschermen;
- u vindt dat de gegevens niet juist zijn of geen zinvol doel dienen;
- discussie ontstaat over de uitleg en de toepassing van alles wat in dit privacyreglement staat.
Wilt u uw gegevens inzien of laten aanvullen? Of wilt u gegevens laten verwijderen of afschermen? Dan voeren wij uw verzoek in principe uit. Behalve als dit niet mogelijk is. Bijvoorbeeld als we u willen beschermen, of de rechten en vrijheden van anderen niet willen aantasten. Wanneer wij niet kunnen voldoen aan een dergelijk verzoek ontvangt u hierover schriftelijk bericht. In dit bericht leggen wij uit waarom we niet aan een dergelijk verzoek hebben kunnen voldoen.
- Geheimhoudingsverplichting
Eden Consult heeft een geheimhoudingsverplichting (beroepsgeheim). We zorgen er dus voor dat uw gegevens niet worden verspreid. Het gaat hierbij ook om de originele en kopieën van documenten.
Derden kunnen alleen bepaalde informatie ontvangen met toestemming van de cliënt/kandidaat. Of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft.
- Klachtprocedure
Indien u van mening bent dat Eden Consult afspraken volgens het privacyreglement niet nakomt, dan kunt u daarover contact met ons opnemen.
- Kernwaarden Eden Consult
• authenticiteit: zijn wie je bent met datgene wat jou uniek maakt;
• integriteit: accepteren, respecteren en waarderen van de ander;
• co-creëren: vanuit dialoog tot gezamenlijke doelstellingen komen en deze met elkaar realiseren.
Vanuit deze kernwaarden geeft Eden Consult tevens inhoud en vorm aan dit privacyreglement.
